Las compañías que tengan
debilidades en este sentido aparecerán frente a sus clientes como lentas e
intransigentes, e incluso para sus colaboradores como lugares poco
satisfactorios para trabajar. Mejorar la comunicación requiere entonces de
varios componentes que de forma práctica pueden ser resumidos en los siguientes
10 pasos:
1. Realice un diagnóstico de comunicaciones
efectivo: este punto se refiere a estudiar el estado actual de la
comunicación en la organización, ¿qué está pasando? En este análisis se
examinan los escenarios de la comunicación en sus procesos de gestión. Se
establece el nivel de aporte de la comunicación interna al direccionamiento
institucional y se identifica el estado de comunicación entre las áreas.
2. Mida las barreras interfuncionales:
como parte de la modernización gerencial, la organización debe aprender a
identificar las barreras de comunicación en los procesos. En este sentido, una
de las mejores metodologías es la identificación de barreras interfuncionales
del sistema Kaizen.
3. Establezca indicadores a partir del
diagnóstico: los indicadores siempre son cifras que permiten medir las
acciones. De esta manera, las labores de comunicación se pueden atar a
programas de mejoramiento continuo, a certificaciones de calidad y al Balanced
Score Card, que son mediciones basadas en los objetivos de la organización y
que llevan a establecer los datos de base para la estrategia.
4. Realice una estrategia según los modelos de
Gerencia Integral de Comunicaciones: la teoría clásica de comunicación
organizacional solo realizaba estrategias desde el punto de vista mediático.
Hoy, los modelos contemporáneos basados en la gestión de calidad trabajan desde
tres referentes: las relaciones, los procesos y los medios. Es decir, la
estrategia se debe estructurar involucrando las relaciones entre los miembros
de la organización, los canales comunicativos y los procesos que se llevan al
interior de la empresa.
5. Construya una apropiada cultura
comunicativa: es importante en este punto que la organización verifique si
su cultura comunicativa actual está aportando al cumplimiento de los objetivos
corporativos, de no ser así, será necesario establecer unas brechas a mejorar a
partir de la definición de herramientas, políticas y protocolos.
6. Realice su propio mapa de competencias
comunicativas: determine un esquema que haga parte del sistema general de
competencias establecidas para cada cargo. De esta manera, no solo se podrá
seleccionar el personal, sino que además se crearán planes de formación en omunicación
en caso de ser requerido.
7. Ajuste su estrategia a los requerimientos
de calidad: la comunicación es la columna vertebral de los procesos de
calidad. En este sentido, verifique que su estrategia de comunicaciones
promueva la cultura de calidad, apoye desde la comunicación la adaptación de la
organización a las necesidades de sus usuarios y verifique que la estrategia de
comunicaciones inicie un proceso de mejoramiento continuo.
8. Establezca una medición anual de las
variables de comunicación: toda organización plantea de forma tácita las
variables de comunicación que “se supone” deben tener en cuenta sus miembros a
la hora de interactuar. Estas son las variables que deben ser medidas desde el
diagnóstico, y que permitirán optimizar la gestión de la organización. Medirlas
anualmente ayudará no solo involucrar la
comunicación en los procesos de mejoramiento continuo, sino que también
permitirá mejorar el clima organizacional y reducir los problemas de
coordinación.
9. Escoja apropiadamente los consultores, si
los requiere: si se va a realizar esta labor a partir de una firma de
consultoría es importante verificar que la organización no solo esté en
capacidad de ofrecer indicadores, sino que además tenga entrenamiento en
procesos de comunicación y gestión, relaciones humanas y procesos de
comunicación para sistemas de calidad.
10. Determine un responsable de comunicaciones:
tenga presente que si bien la organización debe contar con un responsable de
comunicaciones, esta persona tiene que estar preparada para comprender la
incidencia de la comunicación en la productividad y competitividad de la
compañía.
