Carlos, un
coordinador de compras de una gran superficie, solicitó con urgencia a su
operador regional en el puerto que diligenciara prontamente los procedimientos
de operación de 240 neveras para ser enviadas a la ciudad. “Lo más rápido
posible y teniendo en cuenta la opción de generar un ahorro de costos”.
Orlando, quien recibió la instrucción, se encontró entonces
frente a la realidad de enviar tal número neveras de forma rápida y económica.
Para ello se planteó dos opciones: Una alternativa era ordenar dos viajes en
avión, cada uno con 120 unidades de pie, o enviar un solo avión más grande con
todos los refrigeradores acostados. Por costos prefirió la segunda posibilidad
que representó un ahorro cercano al 50 por ciento.
La sorpresa de Carlos no pudo ser mayor, porque efectivamente
habían llegado 240 neveras, pero al venir embaladas de forma horizontal el
sistema de enfriamiento se arruinó. Así que tenía todas las neveras, pero
ninguna servía. La situación hizo que no pudiera surtir los supermercados de la
cadena, perdiera mucho dinero en la mercancía y tuviese que esperar la
importación de nuevas unidades.
Carlos llamó a su operador en el puerto para reclamarle de forma
colérica por la situación. “¿Cómo se le ocurrió embalar las neveras acostadas?,
han llegado destruidas”. Orlando solo atinó a responder: “Carlos, usted las
solicitó en el menor tiempo y costo posibles. Eso fue lo que obtuvo. Además,
nunca me dijo que no las debía acostar”.
Casos como este, de logística menor, se presentan a diario en
todas partes del mundo y sirven para demostrar la importancia latente de tener
un buen sistema de comunicaciones.
Pero ¿cuáles son las causas?, ¿por qué las fallas de
comunicación siguen agregando costos a la cadena de suministro? ¿Cuántas veces
omitimos datos o pequeños detalles para la realización de una tarea por
considerar que su misma situación la hace lógica?
Este sentido de aquello que se considera “lógico”, no genera otra cosa que una obstrucción de
información para llevar a cabo correctamente los procesos, reducir errores y
muchas veces riesgos.
En ocasiones, las personas se apoyan en ideas o hechos que no
conocen, los dan por obvios y no tienen en cuenta que sus contextos pueden ser
muy diferentes a los que les atribuyen.
Por esta razón compartir información desinteresadamente debe
darse de manera natural; al fin y al cabo lo que para usted es obvio para otro
puede ser una perfecta novedad.
Recuerde que no todos los seres humanos estamos sometidos a los
mismos flujos de información que nos brinda la capacitación o la experiencia.
Queda una sola conclusión, un alto porcentaje de los problemas
de comunicación en las empresas suceden por suministrar información
insuficiente para el cumplimiento de tareas por considerar que es obvia, lógica,
elemental o simplemente “evidente”.
Influencia del contexto
Para nadie es un secreto que el problema de los administradores
ortodoxos es que por encerrarse en la teoría clásica han perdido de vista la
realidad y se concentran en el procedimiento que fue planeado para cumplir un
objetivo pero olvidan el objetivo mismo.
Sin embargo, la presión que ejercen los mercados y las nuevas
tecnologías sobre las organizaciones los llevan a desarrollar estructuras
interactivas, cuyo recurso fundamental es la comunicación.
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Primera publicación: http://www.eltiempo.com
